Funktionsübersicht

Ressourcen und deren Konfiguration

In MOLIRIS Field können einer Ressource, z. B. einem Mitarbeiter, einem Werkzeug oder Fahrzeugen, bestimmte Fähigkeiten und Eigenschaften zugewiesen werden. Dadurch findet also eine Feinabstimmung dieser Ressource statt, was eine spezifische Suche nach einer für den geplanten Einsatz passenden Ressource zulässt. Beispiele für eine solche Fähigkeit oder Eigenschaft sind bestimmte Sprachkenntnisse oder Qualifikationen sowie bestimmte Ausstattungsmerkmale (z. B. ein Fahrzeug mit einer bestimmten Werkzeugausstattung). Diese feine Definition der Ressourcen ermöglicht der Disposition eine wesentlich leichtere und effizientere Arbeit und dem Kunden kann schneller ein Termin für sein Anliegen vorgeschlagen werden.

Bei der Konfiguration der Mitarbeitenden als Ressource im System können verschiedene Parameter gesetzt werden. Diese können neben den oben genannten Punkten u. a. Einstellung der Anzahl der Termine pro Tag, Zuweisung von Schichtmodellen oder Arbeitszeiten und Einstellung der Ausgangsadresse sein (bspw. Heimat- oder Hoteladresse).

Außerdem ermöglicht MOLIRIS Field in der Konfiguration des Systems sowohl eine automatische als auch eine manuelle Buchung weiterer für einen Termin notwendigen Ressourcen durch die Disposition. Die Verknüpfung bestimmter Ressourcen mit verschiedenen Terminarten dient der Arbeitserleichterung der Disponenten, da bei bestimmten Terminarten solche benötigte Ressourcen automatisch mit zum Termin gebucht werden und im System für diese Zeit nicht mehr verfügbar sind. Eine solche Terminart kann beispielsweise ein vereinbarter Wartungstermin einer technischen Anlage sein, zu der ein bestimmtes Servicefahrzeug mit einer benötigten Geräteausstattung zum Einsatz kommt. In der Disposition dieses Terminfalls entfällt der Arbeitsschritt der manuellen Buchung eines benötigten Fahrzeugs oder einer notwendigen Gerätschaft. Dies erledigt MOLIRIS Field automatisch.
Ressourcen können in der Verfügbarkeit auch eingeschränkt werden, z. B. falls eine Ressource durch eine Reparatur nicht verfügbar ist.

Persönliche Termine und Kollisionsliste

Persönliche Termine
Für jeden Mitarbeiter können „Persönliche Termine“ im Administrationsbereich von MOLIRIS Field eingetragen werden. Diese zusätzliche Funktionalität dient der optimalen Terminvergabe für die Kunden und Interessenten und der effizienten Auslastung der Mitarbeiter. Diese persönlichen Termine können Schulungen, Krankheit, Behördengänge, Innendienst oder andere private Anliegen sein. Die Privatsphäre wird mit dieser Funktionalität nicht berührt, es geht lediglich um nicht verfügbare Zeiträume, der Grund muss nicht in das System eingetragen werden.

Kollisionsliste
Persönliche Termine sind so konfigurierbar, dass sie Kundentermine „überbuchen“, aber nicht durch Kundentermine „überbucht“ werden können (unterschiedliche Priorität, dies ist frei konfigurierbar). Wird ein "Persönlicher Termin" für einen Zeitpunkt gebucht, zu dem bereits ein Termin mit niedrigerer Priorität besteht, entsteht eine Kollision. Der "überbuchte" Termin wird auf die sogenannte Kollisionsliste verschoben und ist somit "ungültig".
Auf der Kollisionsliste werden also die Termine angezeigt, die aufgrund anderer wichtigerer bzw. unvermeidbarer Termine nicht mehr stattfinden können. Hintergrund ist die Verhinderung von Doppelbelegungen und das Bereitstellen einer Möglichkeit, Kollisionen, die z. B. bei Krankheit eines Mitarbeiters entstehen, übersichtlich darzustellen und effizient abarbeiten zu können. Termine können direkt von der Kollisionsliste aus neu geplant oder bei Bedarf auch gelöscht werden.

Terminierung

Für die Terminsuche wird in MOLIRIS Field ein eigens von Como Solution entwickelter Algorithmus eingesetzt. Dieser intelligente Algorithmus stellt sicher, dass nach festgelegten Kriterien ideale Terminvorschläge angeboten werden.
Ein wesentlicher Bestandteil der Berechnung von Terminvorschläge ist die Berücksichtigung des Standortes. Um diejenigen Mitarbeiter von vornherein auszuschließen, deren Standort zu weit vom Kunden entfernt liegt (z. B. München-Hamburg), setzt MOLIRIS Field zwei unterschiedliche Methoden ein: Eine Umkreissuche und eine Polygonensuche. Der intelligente Algorithmus und die Suchmethoden sparen Zeit und Strecke ein!

Umkreissuche
Die Umkreissuche ist eine einfache, bis zu dreistufige Suche nach Umkreis. Für den angefragten Termin werden nur das Personal berücksichtigt, welches innerhalb des Umkreises ihre Heimatadresse haben. Somit werden für das Unternehmen unnötig weite Fahrtstrecken vermieden und Reisezeit eingespart.

Polygonsuche
In der Konfiguration der umfangreicheren Polygonensuche kann auf Mitarbeiter-Ebene festgelegt werden, dass für ihn nicht die Umkreissuche verwendet wird, sondern ein Gebiet definiert wird, in dem er Termine wahrnehmen kann. Dazu wird um seine Heimatadresse ein Polygon gezogen, wodurch eine fest definierte Fläche mit mehreren Eckpunkten entsteht (festgelegt durch Geokoordinaten). Für alle Terminadressen, die innerhalb dieser Fläche liegen, werden diejenigen Mitarbeiter vorgeschlagen, in deren Polygon diese Terminadresse enthalten ist. Diese verschiedenen Polygone können natürlich überschneiden.

Neben den Standortfaktoren ermöglicht der Algorithmus für die Terminsuche außerdem weitere individuell konfigurierbare Faktoren, wie die zeitliche Verfügbarkeit (bereits verplant oder persönliche Termine), Qualifikation, Schicht- oder Arbeitszeitmodelle und mehr (siehe Rating von Terminvorschlägen).

Rating von Terminvorschlägen

Das Rating von Terminvorschlägen in MOLIRIS Field stellt eine hilfreiche Bewertung und Sortierung einer durchgeführten Terminsuche dar. Dazu wird jeder Terminvorschlag mit einer Punktzahl versehen und in der Ergebnisliste aufsteigend dargestellt.
Dieses umfangreiche Rating ermöglicht dem Innendienstmitarbeiter einfach den „ersten“ Terminvorschlag zu akzeptieren, ohne weiter darüber nachdenken zu müssen – nach der Sachlage ist es der bestmögliche Termin. Vorteil: Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen und enorm kurze Einarbeitungszeit bei neuen Mitarbeitern.

Die einzelnen Einstellungen zu den Parametern werden einmalig in der Grundkonfiguration festgelegt, können darin aber selbstverständlich jederzeit von einem „fachlichen Admin“ flexibel an den Bedarf angepasst werden.

Alle Rating-Parameter auf Termintypebene verwendbar, dies kann optional und auch unterschiedlich gewichtet erfolgen!
Alle Rating-Parameter können für beliebige Terminarten aktiviert oder ausgeschlossen werden. Die Einstellungen der Rating-Parameter gelten aber immer global für alle Mitarbeiter/Ressourcen (vorausgesetzt diese sind für die jeweilige Terminart zugelassen, auf die der/die Parameter angewendet werden).